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Was muss ich tun, damit ein Termin in die Datenbank eingegeben wird?
Dieses PDF ausfüllen (Bitte am Bildschirm ausfüllen – nicht handschriftlich), abspeichern und per Email an Ruth Bröhenhorst (broehenhorst@stephanus-hiddenhausen.de) oder Claudia Pallas (pallas@stephanus-hiddenhausen.de) oder an mich (ralf@pjjjr.de) weiterleiten.
Termin eingeben
Dieses Informationen sind nur für diejenigen interessant, die Termine eingeben müssen. Wer Termindaten eingetragen haben möchte, benutzt bitte oben angegebenes PDF.
Die Verwaltung der Termine erfolgt über die Termindatenbank der ev.Landeskirche.
Nach dem Ausfüllen des Login-Formulars
erreicht man das Hauptmenü (Übersicht / Eingabe) der Terminverwaltung:
- Neue Termine werden durch Klick auf die Schaltfläche Stephanus eingegeben.
ACHTUNG: Termine IMMER über diese Schaltfläche eingeben und NICHT über die Schaltfläche Standard oder Jahr der Toleranz.
Weitere Infos zur Termineingabe stehen weiter unten unter „Stephanus-Formular zur Termineingabe“. - Wie und mit welchen Daten ein Termin angezeigt wird, sieht man mit Klick auf den Link Frauenhilfe.
- Muss ein Termineintrag überarbeitet werden, so erreicht man den Bearbeitungsmodus mit Klick auf das Stift-Symbol.
Ist auf dem Symbol ein „R“ zu sehen, dann handelt es sich bei dem Termin um einen Wiederholungstermin/Reihentermin. - Wir der Mauszeiger auf das Dreieck bewegt, so erscheint ein Menü, in dem man weitere Bearbeitungspunkte auswählen kann (Lösen, Kopieren, Sperren, Löschen).
- Für den Export der Termine stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Näheres zum Export wird später beschrieben.
ACHTUNG: Es kann sein, das Änderungen bei einem Termin erst nach 10 Minuten auf der Stephanusseite sichtbar werden (meist geht es sehr schnell, aber es kann eben auch dauern).
Stephanus-Formular zur Termineingabe
Nicht erschrecken: Es werden selten alle Felder für einen Termin benötigt, aber jedes Feld kann bei dem einen oder anderen Termin vorkommen.
Feldern, bei denen die korrekte Eingabe besonders beachtet werden muss, sind in der Auflistung ein Wichtig: vorangestellt.
Felder, die bei der ein- oder anderen Veranstaltung durchaus Sinn machen können, ist ein Wunscheintrag: vorangestellt:
- Na der Titel der Veranstaltung halt.
- Bei der Termineingabe wird in der Regel das Datum und die Startuhrzeit angegeben.
Sollte zu dem Termin auch eine Endzeit vorhanden sein, so kann diese mit angegeben werden.
Wichtig: Für Termine, die sich wiederholen, sollte unbedingt der Terminassistent genutzt werden.
Dieser erzeugt weitere Datumseinträge zum Termin. Falls es Abweichungen von Wiederholungsrhythmus gibt, können diese Einträge anschließend auch noch bearbeitet werden. - Selbsterklärend, oder?
- Selbsterklärend, oder?
- Wichtig: Hier sollten in der Liste alle erforderlichen Veranstaltungsorte stehen. Sollte ein Veranstaltungsort fehlen, so lasst diese bitte durch die Administratoren (z.B. Ralf Ellersiek) nachtragen.
- Die Beschreibung halt. Solltet ihr hier unsicher sein, so fragt beim Veranstalter nach, damit er euch die richtigen Informationen gibt.
- Dieses Feld werden wir wahrscheinlich sehr selten benötigen. Hier könnten Zusatzinformationen wie z.B. Parkplatzinfos, Anmeldungsinfos, Preise, oder, oder, oder stehen.
- Wichtig: Die Termine werden auf der Stephanusseite farbig, für jeden Bezirk bzw. Bereich eine eigene Farbe, dargestellt. Hier ist unbedingt der entsprechende Eintrag auszuwählen.
- Für die reine Raumreservierung ist hier intern auszuwählen, alle anderen Termine sind öffentlich.
- Wunscheintrag: Die Termindatenbank ermöglich es, das ein Anmeldeformular hinterlegt werden kann. Könnte z.B. für Ferienspiele genutzt werden.
- Wunscheintrag: Wer möchte, kann zum Termin auch ein Bild hochladen.
- Wunscheintrag: Hat der Veranstalter euch ein Bild mitgegeben, so kann die hier hochgeladen werden. Für die Punkt11- und die Kreuz & Quer-Gottesdienste sind z.B. die Logos hochgeladen worden.
- Wunscheintrag: Wenn der Veranstalter über eine EMail-Adresse ansprechbar sein möchte, so kann diese hier hinterlegt werden.
- Da wir keine anderen Termine verwalten, bleibt hier immer Herford ausgewählt.
- Wichtig: Auf der Stephanus-Webseite werden in den einzelnen Gruppen nur die Termine angezeigt, die zu dieser Gruppe gehören. Dies wird über diesen Eintrag gesteuert. Wird an dieser Stelle die falsche Gruppe ausgewählt, so erscheint der Termin auch in der falschen Gruppe.
Für Termine für Bring’s Mit gelten ein paar zusätzliche Regeln. Diese stehen hier. - Gibt es zu dem Termin einen Ansprechpartner, so kann dieser hier aus der Liste ausgewählt werden. Fehlt ein Ansprechpartner in der Liste, so kann er an dieser Stelle auch hinzugefügt werden. Achtung: Vor dem Anlegen eines Ansprechpartners bitte die Liste genau prüfen, ob der Ansprechpartner wirklich noch nicht angelegt ist.
- Auswahl der Kanäle
Der Auswahl der Kanäle ist eine eigener Bereich in diesem Kapitel gewidmet:
Bitte hier klicken. - Zu guter letzt zum Abspeichern auf Speichern klicken
Bring’s Mit
Jede Bring’sMit-Gruppe hat in der Gruppenauswahl einen eigenen Gruppeneintrag:
- Bring’s mit: Nordic Walking
- Bring’s mit: Fahrradgruppe
- Bring’s mit: Kulturgruppe
- Bring’s mit: Repairgruppe
- Bring’s mit:Töpfergruppe
- Bring’s mit: Tanzgruppe
- Bring’s mit: Fotogruppe
- Bring’s mit: Frauentreff
- Bring’s mit: Pilger- und Wandergruppe
- Bring’s mit: Kirche – Raum für mich
Durch Auswahl der Gruppe wird der Termin in der jeweilige Gruppe aufgelistet.
Damit der Termin auch bei der Bring’s mit-Gesamtübersicht erscheint, muss dem Termin auch der Kanal „Bring’s mit“ zugeordnet werden.
Kanäle
Über Kanäle können auf der Stephanusseite Termine sehr flexible gefilter und angezeigt werden.
Wichtig: Einem Termin können beliebig viele Kanäle zugeordnet werden.
Damit dies zuverlässig funktioniert, ist die korrekte Auswahl der Kanäle, zu dem ein Termin gehören kann, sehr wichtig. Dabei sind folgende Regeln zu beachten:
- Grundregel:
Zu jedem Termin muss entweder- einer oder mehrere der folgenden Kanäle:
Eilshausen, Hiddenhausen, Lippinghausen, Oetinghausen, Schweicheln oder Sundern zugewiesen werden, der - für einen Termin, der für die gesamte Stephanusgemeinde gilt der Kanal Stephanus zugeweisen werden oder
- falls es sich um einen KITA-Termin handelt einer oder mehrere der folgenden Kanäle:
KITA-Eilshausen, KITA-Hiddenhausen, KITA-Lippinghausen, KITA-Oetinghausen, KITA-Schweicheln oder KITA-Sundern zugewiesen werden.
Handelt es sich um einen Termin des Familienzentrums, so muss zusätzlich der Kanal Familienzentrum aktiviert werden.
- einer oder mehrere der folgenden Kanäle:
- Gottesdienstregel 1 (die angenehmste):
Es müssen und dürfen keine Gottesdiensttermine mehr doppelt erfasst werden.
Bisher musste ein Gottesdienst, der in Sundern stattfand und auch für Schweicheln galt, zusätzlich erfasst werden (oder stephanusweite Gottesdienste insgesamt sechsmal).
Diese Mehrfacherfassung entfällt komplett (siehe Gottesdienstregel 3 und 5). - Gottesdienstregel 2:
Jedem „normalen“ Gottesdienst (also kein stephanusweiter Gottesdienst) muss der Kanal, bzw. die Kanäle zugeordnet werden, für den der Gottesdienst stattfindet:- Bezirk Eishausen Kanal Eilshausen
- Bezirk Hiddenhausen Kanal Hiddenhausen
- Bezirk Lippinghausen Kanal Lippinghausen
- Bezirk Oetinghausen Kanal Oetinghausen
- Bezirke Schweicheln und Sundern Kanäle Schweicheln und Sundern
In diesen Bezirken findet in der Regel nur an einem Standort ein Gottesdienst statt. Daher wird ein Gottesdiensttermin in der Regel beiden Kanäle zugeordnet
- Gottesdienstregel 3:
Ein Gottesdienst, der stephanusweit stattfindet (also ein Gottesdienst für alle Bezirk) wird nur dem Kanal Stephanus zugeordnet - Gottesdienstregelt 4 (die unangenehmste Regel):
Findet in einem Bezirk kein Gottesdienst statt, so wird in diesem Bezirk in alle anderen Bezirke eingeladen.
D.h., dass alle Gottesdiensttermine für diesen Sonntag den Kanal des Bezirkes, in dem kein Gottesdienst stattfindet, mit aktivieren muss.
Beispiel:
In Hiddenhausen und Lippinghausen findet am 17. Mai kein Gottesdienst statt.
In allen anderen Gottesdienstterminen (Eilshausen, Oetinghausen und Schweicheln) werden zusätzlich die Kanäle „Hiddenhausen“ und „Lippinghausen“ aktiviert. Dadurch erscheinen in der Gottesdienstübersicht für Hiddenhausen bzw. Lippinghausen für diesen Sonntag (17. Mai) die Gottesdienste aus Eilshausen, Oetinghausen und Schweicheln. - Gottesdienstregel 5:
Schweicheln und Sundern wechseln sich gegenseitig mit Gottesdienstterminen ab.
D.h., bei einem Gottesdiensttermin für Schweicheln wird zusätzlich der Kanal „Sundern“ aktiviert und bei einem Gottesdiensttermin für Sundern wird zusätzlich der Kanal „Schweicheln“ aktiviert. - Gottesdienstregel 6 Kita-Einträge:
Bei Familiengottesdiensten ist der jeweilige Kita-Kanal zu aktivieren. Dadurch erscheint der Gottesdienst auch in den Kita-Terminlisten. - Kita-Regel:
Bei Terminen für die Kitas ist der jeweilige Kita-Kanal zu aktivieren. Dadurch erscheint der Termin in den Kita-Terminlisten. - Familienzentrums-Regel:
Bei Terminen für das Familienzentrum ist der Familienzentrumskanal und der jeweilige Kita-Kanal zu aktivieren. Gilt ein Termin für mehrere Kita, müssen alle entsprechenden Kita-Kanäle aktiviert.
Dadurch erscheint der Termin beim Familienzentrum und in den Kita-Terminlisten. - Bring’s mit-Regel:
Jedem Bring’s mit-Termin wird der Kanal „Bring’s mit“ zugeordnet. - Freizeit-Regel:
Jeder Freizeitaktivitätstermin wird der Kanal „Freizeit“ zugeordnet.
Dadurch erscheint der Termin in dieser Liste. - Musik-Regel:
Jeder Musiktermin wird der Kanal „Musik“ zugeordnet.
Dadurch erscheint der Termin in dieser Liste. - Frauen-Regel:
Jeder Termin, der gezielt für Frauen veranstaltet wird, wird der Kanal „Frauen“ zugeordnet.
Dadurch erscheint der Termin in dieser Liste. - Männerregel:
Jeder Termin, der gezielt für Frauen veranstaltet wird, wird der Kanal „Männer“ zugeordnet.
Dadurch erscheint der Termin in dieser Liste. - Sozial-Regel:
Jeder Termin, der sich mit sozialen Aspekten und dem Miteinander widmet, (z.B. Bring’s mit: Kirche – Raum für mich oder Lippinghausen: Treffen im Turmzimmer) wird der Kanal „Sozial“ zugeordnet.
Dadurch erscheint der Termin in dieser Liste.